“Sukces zależy w dużej mierze od odpowiedniego nastawienia: skupienia się na wynikach, które planujesz osiągnąć, a nie na liczbie przepracowanych godzin. Wyniki są tym, co najbardziej liczy się dla Twojego pracodawcy, klientów i współpracowników.”
Robert C. Pozen
Extreme Productivity Streszczenie
Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours to znakomita książka na temat maksymalnego wykorzystania niewielkiej ilości czasu, jakim dysponujesz. Czy chcesz być niezwykle produktywny we wszystkim, co robisz? Dzięki tej książce dowiesz się, jak to zrobić. W książce Pozen dzieli się wskazówkami i sztuczkami, jak podwoić swoją produktywność. Niezależnie od tego, czy chodzi o czytanie, pisanie, pracę biurową czy podróżowanie, znajdziesz tu coś dla siebie.
Co to jest produktywność osobista?
Produktywność osobista to ilość i jakość wyników w osiąganiu celów. Aby być produktywnym, należy skupić się na wynikach, które chcemy osiągnąć, a nie na czasie poświęconym na wykonanie pracy.
Część 1: Trzy wielkie idee
Aby zmaksymalizować swoją produktywność, zastosuj te trzy pomysły:
- Wyartykułuj swoje cele i uszereguj je według ważności
- Skup się na produkcie końcowym
- Nie przejmuj się drobiazgami
Ustal i ustal priorytety swoich celów
Pierwszym krokiem do wyznaczenia celów powinno być dokładne przemyślenie podejmowanej aktywności i oczekiwań wobec jej rezultatów.
Ustalenie celów najwyższej rangi:
- Napisz wszystko, co robisz lub planujesz zrobić
- Uporządkuj elementy według horyzontów czasowych, np. cele roczne, cele zawodowe itp.
- Uszereguj swoje cele według ich względnej ważności. Weź pod uwagę to, czego potrzebuje świat i to, czego Ty chcesz.
- Uszereguj swoje cele według ich względnej ważności.
- Oszacuj, jak wykorzystujesz swój czas i sprawdź, czy jest to zgodne z Twoimi celami i zadaniami
Po zapisaniu swoich celów podziel je na trzy główne kategorie:
- Cele zawodowe. Cele długoterminowe, których osiągnięcie zajmie co najmniej 5 lat.
- Cele. Cele to zadania, których realizacja zajmie od trzech miesięcy do dwóch lat.
- Cele. Są to etapy działań, które będą wyznaczały kierunek Twojej pracy w każdym tygodniu
Aby uszeregować swoje cele, zadaj sobie następujące pytania:
- Co chcesz zrobić. Uszereguj wyżej swoje osobiste pragnienia i preferencje
- W czym jesteś dobry. Jeśli masz przewagę komparatywną nad innymi w jakiejś dziedzinie, umieść ją wyżej w rankingu.
- Czego świat potrzebuje od Ciebie. Określ, czego chcą od Ciebie inni i połącz ich potrzeby z Twoimi.
Skup się na produkcie końcowym
Podczas pracy nad projektem należy skupić się na elementach najbardziej przydatnych do działania lub na efekcie końcowym. Bardzo łatwo jest się pogubić w fazie zbierania informacji.
Aby nie dać się wciągnąć w tę fazę, należy napisać wstępny wniosek dotyczący złożonego problemu. Sformułuj wniosek w formie hipotezy i zmieniaj go w zależności od wyników.
Zatrzymaj się i w razie potrzeby zweryfikuj swoje wcześniejsze wnioski w zależności od uzyskanych wyników.
Podczas pracy nad projektem Twoim celem powinno być osiągnięcie jak najlepszego rezultatu, a nie spędzenie nad nim jak największej ilości czasu.
Ustal miniterminy, aby pokonać prokrastynację.
Nie przejmuj się drobiazgami
Zajmij się tym tylko raz (zasada OHIO): artykułami o niskim priorytecie zajmuj się natychmiast po ich otrzymaniu.
Na przykład:
Gdy otrzymasz wiadomość e-mail związaną z Twoją pracą, odpowiedz na nią tak szybko, jak to możliwe. W ten sposób stracisz czas na późniejsze szukanie odpowiedzi.
Odrzuć 80% wiadomości e-mail, które otrzymujesz. Większość z nich nie ma związku z Twoją pracą.
Stosuj wielozadaniowość do wykonywania zadań o niskim priorytecie i zachowaj koncentrację na bardziej złożonych celach.
Unikaj wielozadaniowości w obecności klientów, ponieważ może to zostać odebrane jako oznaka braku szacunku.
Jeśli jesteś menedżerem, unikaj tendencji do mikrozarządzania swoimi pracownikami. Daj im wystarczająco dużo czasu i niezależności, aby mogli wykonać swoje zadania.
Ogranicz biurokrację, która wymaga od pracowników wypełniania niepotrzebnych formularzy lub uzyskiwania zgody na załatwienie drobnych spraw.
Jeśli jesteś pracownikiem, dowiedz się, jak obejść biurokratyczne tendencje, które sprawiają, że spędzasz zbyt wiele czasu, wykonując prace niskiego szczebla.
Część 2: Produktywność każdego dnia
Aby codzienna rutyna była jak najbardziej produktywna, należy stosować następujące ogólne zasady:
- Utwórz kalendarz dzienny, aby aktywnie zarządzać swoim czasem i wyznaczać cele
- Postępuj zgodnie ze standardowymi procedurami, aby ograniczyć do minimum przyziemne aspekty swojego życia
- Codziennie śpij osiem godzin i regularnie ćwicz.
W kalendarzu dziennym należy zapisywać wszystkie codzienne zobowiązania w jednym miejscu. W ten sposób będziesz mógł zobaczyć cel każdego zobowiązania i znaczenie przydzielonych zadań.
Zdrzemnij się po południu, aby odzyskać energię. Jeśli jesteś kierownikiem, daj swoim pracownikom czas na odpoczynek po południu.
Lekkie podróżowanie
“Kluczem do owocnej podróży jest dobre planowanie z wyprzedzeniem”.
Aby ułatwić sobie podróżowanie, należy sporządzić listę rzeczy do zrobienia, na której znajdą się wszystkie czynności potrzebne podczas podróży.
Stwórz harmonogram podróży, w którym jasno określisz cele i zadbasz o to, by harmonogram je odzwierciedlał.
Natychmiast po wylądowaniu w miejscu docelowym należy poćwiczyć, aby nie zasnąć w ciągu dnia.
Efektywne spotkania
Elementy skutecznych spotkań:
- Jasny program oparty na dobrze opracowanym zestawie celów
- Krótka prezentacja przedstawiająca kontekst spotkania
- Debata na temat kluczowych zagadnień
- Podsumowanie spostrzeżeń grupy
Spotkania powinny koncentrować się na debatach i podejmowaniu decyzji, a nie tylko na wymianie informacji.
Spotkania powinny być jak najkrótsze. Maksymalnie 90 minut.
Rozdaj materiały przed spotkaniem, aby wszyscy wiedzieli, czego się od nich oczekuje
Część 3: Rozwijanie umiejętności osobistych
Trzy umiejętności osobiste, które należy rozwijać, to pisanie, czytanie i wystąpienia publiczne.
Efektywne czytanie
Aby być skutecznym czytelnikiem, trzeba znać cel czytania i trzymać się go.
Powody, dla których warto czytać, to m.in:
- Zrozumienie kluczowych idei
- Znajdowanie konkretnych faktów
- Odkrywanie nowych źródeł informacji
- Ocenianie analizy
- Wspieranie opisu stanowiska pracy
Skuteczne strategie czytania:
- Uchwyć strukturę tekstu. Skupić wzrok na kluczowych elementach strukturalnych tekstu, aby zaoszczędzić czas podczas czytania.
- Przeczytaj wstęp i zakończenie. Czytając najpierw wstęp i zakończenie, szybciej uzyskasz ogólny pogląd. Dopiero gdy będziesz potrzebować szczegółów, przeczytaj część główną.
- Pomiń pierwsze akapity. Przejrzenie pierwszych akapitów pozwoli Ci zawęzić uwagę do tego, co najważniejsze.
Kiedy skończysz czytać ważną pracę, zapisz najważniejsze wnioski z niej płynące. W ten sposób łatwiej jest je zapamiętać.
Efektywne pisanie
Pierwszym krokiem do efektywnego pisania jest stworzenie konspektu.
Aby utworzyć konspekt:
- Burza mózgów. Zapisz jak najwięcej pomysłów.
- Kategoryzowanie. Podziel pomysły na różne kategorie i podkategorie
- Konspekt. Układaj pomysły w różne układy, aż uzyskasz idealną sekwencję
Jeśli chodzi o samo pisanie, należy zacząć od wstępu. Wprowadzenie dostarcza czytelnikowi kontekstu, tematu i wyjaśnia organizację tekstu.
Pamiętaj o podsumowaniu lub zakończeniu. Podsumowanie to skondensowana opinia na temat głównych punktów.
Aby ułatwić czytelnikowi przeglądanie Twojej pracy, pisz krótkimi zdaniami. Należy umieszczać nagłówki i podtytuły, a liczbę zdań w akapicie ograniczyć do maksymalnie pięciu.
Zdania muszą być połączone w sposób płynny.
Pisz aktywnym głosem. Głos czynny informuje czytelnika, kto co robi.
Upewnij się, że pisownia i gramatyka są w porządku, sprawdzając swoją pracę.
Skuteczne mówienie
Wystąpienia publiczne to ważna umiejętność dla większości profesjonalistów.
Ale uwaga:
Ważne jest, aby przed wygłoszeniem przemówienia poznać swoich słuchaczy. W ten sposób będzie się wiedziało, jakie tematy mogą ich zainteresować.
Zorganizuj swoje wystąpienie, określając jego najważniejsze części.
Na przykład:
Jeśli wygłaszasz przemówienie, w którym doceniasz wkład innych osób, możesz zacząć od tego, dlaczego wszyscy zebrali się razem, a następnie wskazać grupę, która otrzymuje uznanie.
Przećwicz swoje wystąpienie, aby w momencie jego wygłaszania być przygotowanym.
Po wygłoszeniu przemówienia należy przygotować się do sesji pytań i odpowiedzi. Do podstawowych zasad, które można zastosować, należą
- Upewnienie się, że każde pytanie jest słyszane głośno i wyraźnie
- Zachęcanie słuchaczy do zadawania większej liczby pytań
- Gdy zadajesz trudne pytanie, powtórz je, abyś miał czas na zastanowienie się nad nim
- Udziel przemyślanej odpowiedzi na każde pytanie
Część 4: Zarządzanie w górę i w dół
Zarządzanie relacjami z innymi powinno być uwzględnione w planach wydajności.
Zarządzanie zespołem
Ludzie są szczęśliwsi i bardziej spełnieni, gdy wykonują sensowną pracę. Dlatego menedżerowie mogą w pełni wykorzystać potencjał swoich pracowników, jeśli pomogą im w osiągnięciu znaczących postępów.
“Aby być skutecznym szefem, nie musisz wygłaszać porywających przemówień niczym trener piłkarski w połowie meczu; wystarczy, że stworzysz system, który umożliwi zarówno tobie, jak i twoim pracownikom wykonanie sensownej pracy”.
Posiadanie własnej przestrzeni: Zasada zarządzania, zgodnie z którą pracownicy postrzegają siebie jako właścicieli małego przedsiębiorstwa w ramach organizacji.
“Jeśli pozwolisz pracownikom na posiadanie własnych przestrzeni, będą mogli szybko dostosować się do zmieniających się warunków, zamiast czekać na Twoją zgodę”.
Menedżerowie muszą zatrudniać właściwych ludzi, ponieważ łatwiej im zaufać. Można to zrobić już na etapie zatrudniania, sprawdzając informacje o kandydatach i angażując ich w intelektualne dyskusje.
Jako kierownik ustalaj cele projektu dla zespołów, komunikując się jasno i ustalając odpowiednie ograniczenia. Należy także udostępnić wszystkie zasoby potrzebne do ukończenia projektu.
Zarządzanie szefem
Zarządzanie w górę: Nawiązywanie wzajemnie korzystnych relacji z szefem.
“Komunikacja z szefem – zarówno jej treść, jak i styl – ma kluczowe znaczenie dla rozwoju produktywnej relacji. Zacznij od uzgodnienia z szefem, co powinieneś robić.”
Zrozum styl zarządzania swojego szefa i upewnij się, że Twoje działania i styl odpowiadają temu stylowi.
Podejmuj inicjatywę wobec szefa i podkreślaj swoje osiągnięcia.
Gdy projekt napotyka na problemy, uprzedź o nich z dużym wyprzedzeniem. Szefowie nie lubią niespodzianek.
Kultywuj lojalność wobec własnego szefa. Spraw, aby dobrze wyglądał przed swoimi przełożonymi. Bycie lojalnym oznacza również, że nie należy przeskakiwać łańcucha dowodzenia bez powiadomienia szefa.
Kiedy nadchodzi czas odejścia z pracy, należy to zrobić z odpowiednim wyprzedzeniem i nie palić mostów po drodze.
Część 5: Dążenie do produktywnego życia
Maksymalizacja możliwości rozwoju zawodowego w ciągu całego życia
Przeanalizuj swoją obecną karierę zawodową, zastanawiając się, jakie cechy danej pracy Cię interesują. Niektóre z pytań, które można sobie zadać, to m.in:
- Jakie tematy lubisz
- Niezależnie od tego, czy wolisz czytać, czy pisać
- Niezależnie od tego, czy lubisz pracować z kolegami, czy samodzielnie
- Jakie cele publiczne lub społeczne chcesz realizować
- Twoje wynagrodzenie za pracę w porównaniu z Twoimi osobistymi celami i wartościami
Następnie określ swoje predyspozycje i umiejętności. Pomyśl o swoich kompetencjach i o tym, jakie umiejętności możesz zaoferować światu.
Zastanów się, jakie jest zewnętrzne zapotrzebowanie na wybraną przez Ciebie karierę. Zadaj sobie pytanie: “czy świat potrzebuje specjalistów w tej dziedzinie?”.
Na wczesnym etapie kariery nie należy się nadmiernie specjalizować. W miarę możliwości staraj się wybierać prace, w których można wykorzystać różne umiejętności.
Na każdym etapie kariery zawodowej zmieniaj swoje cele zawodowe. W ten sposób łatwiej będzie znaleźć właściwy ruch.
Przyjmuj zmiany, ale pozostań sobą
Zmiana jest regułą, a nie wyjątkiem. Jeśli chcesz być produktywny i utrzymać swoją produktywność w zmieniającej się gospodarce, musisz zaakceptować zmiany.
Pracownicy obawiają się zmian, ponieważ wymagają one czasu i wysiłku. Ze zmianą wiąże się też niewiadoma.
Obawa przed zmianą może być szkodliwa dla kariery. Posiadanie tej samej pracy przez całe życie jest wyjątkiem, a nie regułą. Szefowie będą się zmieniać, podobnie jak współpracownicy.
Nie należy zbytnio polegać na przeszłości, aby przewidzieć przyszłość. Wyzwania i nowe problemy będą się pojawiać, czy Ci się to podoba, czy nie.
Postępuj etycznie w swojej pracy. Jeśli dbasz o swoją reputację, możesz wiele zyskać w dłuższej perspektywie.
Równoważenie domu i pracy
Celem produktywności nie jest tylko budowanie satysfakcjonującej kariery. Chodzi także o to, by cieszyć się bardziej satysfakcjonującym życiem.
Szukajcie pracodawców, którzy cenią życie rodzinne. Na przykład takich, którzy oferują płatny urlop. Aby uzyskać większą elastyczność w życiu zawodowym, bądź bardziej asertywny. Zapewnij pracodawcę, że wzięcie wolnego nie oznacza, że nie wykonasz swoich zadań.
Opuszczaj miejsce pracy wcześniej, aby móc spędzić czas z przyjaciółmi i rodziną. Oddeleguj też obowiązki rodzinne. Znajdź kogoś, kto zajmie się tą częścią Twojego życia.
Jak najbardziej oddziel życie zawodowe od czasu spędzanego z rodziną. Będąc w domu, bądź osobą rodzinną, a nie profesjonalistą z pracy.
