Getting Things Done – David Allen: Streszczenie

Krótkie podsumowanie programu Getting Things Done

Książka Getting Things Done Davida Allena zawiera system organizacji życia zawodowego i osobistego. Część z nich jest już przestarzała, ale książka zawiera wiele sprawdzonych zasad dotyczących produktywności.

Nowa praktyka dla nowej rzeczywistości

Dwa cele, które mogą zwiększyć produktywność bez stresu:

1. Wychwytywanie wszystkich rzeczy, które muszą zostać zrobione (niezależnie od tego, czy są duże czy małe, w teraźniejszości czy w przyszłości)
2. Praktykowanie dyscypliny w podejmowaniu decyzji, które przekształcają się w działania

W nowym tysiącleciu ludzie zwiększają swój poziom stresu, biorąc na siebie więcej obowiązków, niż są w stanie udźwignąć. W dawnych czasach obowiązki zawodowe były lepiej określone. W obecnych czasach brak jasno zdefiniowanych obowiązków zwiększa stres. Kładzenie nadmiernego nacisku na “szerszy obraz” w pracy kosztem skupiania się na najdrobniejszych szczegółach jest błędnym podejściem, ponieważ:

• Zbyt wiele czynników rozprasza uwagę. To utrudnia skupienie się
• Nieefektywne osobiste systemy organizacyjne. Powodują one podświadomy opór przed podejmowaniem większych projektów, którymi prawdopodobnie nie da się dobrze zarządzać, co powoduje jeszcze większy stres.
• Uświadomienie sobie, że wiele trzeba zmienić. Prowadzi to do poczucia przytłoczenia

Stan umysłu jak woda (Strefa): stan pracy, działania i bycia, w którym umysł jest jasny, a konstruktywne rzeczy mają miejsce Oto podstawowe wymagania dotyczące zarządzania zobowiązaniami:

• Niedokończone zadania należy przechowywać w przestrzeni mentalnej, do której można wracać w dowolnej chwili
• Dokładnie sprecyzuj swoje zobowiązanie i zdecyduj, co musisz zrobić, aby osiągnąć postęp w jego wypełnianiu
• Po podjęciu decyzji o wszystkich działaniach, które należy podjąć, przypomnij sobie o nich w zorganizowanym systemie, który można regularnie przeglądać.

Niewykonane zadania będą zawsze spędzać Ci sen z powiek, dopóki nie zaczniesz ich wykonywać:

• Wyjaśnij, jaki jest zamierzony rezultat
• Nie zdecydowałeś, jakie następne działanie fizyczne należy podjąć
• Nie umieściłeś przypomnień o wyniku i działaniu w systemie, któremu ufasz

Kluczem do zarządzania swoimi obowiązkami jest zarządzanie swoimi działaniami.

Odzyskaj kontrolę nad swoim życiem: Pięć etapów opanowania przepływu pracy

Pięć odrębnych etapów, przez które przechodzimy, zajmując się naszą pracą:

1. Zbieraj rzeczy, które przyciągają naszą uwagę
2. Przetwarzaj, co one oznaczają i co należy z nimi zrobić
3. Uporządkuj wyniki
4. Zapoznaj się z opcjami
5. Podejmij działanie

Próba wdrożenia wszystkich pięciu faz naraz nie przyniesie większych sukcesów.

Gromadzenie informacji polega na identyfikowaniu zadań, które nie zostały jeszcze wykonane, oraz decyzji, które należy podjąć w celu wykonania zadań. Do zbierania informacji można wykorzystać narzędzia o niskim stopniu zaawansowania technologicznego (np. fizyczny koszyk, urządzenia do robienia notatek na papierze) lub o wysokim stopniu zaawansowania technologicznego (np. urządzenia do nagrywania głosu, poczta elektroniczna).

Przetwarzanie zebranych zadań polega na podjęciu decyzji, czy należy podjąć jakieś działania i ewentualnie odrzucić zadania, nad którymi nie chce się pracować. Po podjęciu decyzji należy zdecydować, czy wykonać, oddelegować, czy odroczyć działania.

Projekt: każdy pożądany rezultat, który wymaga więcej niż jednego kroku działania Nie realizujesz projektu: po prostu podejmujesz związane z nim działania. Zamień listy rzeczy do zrobienia na listy następnych działań.

Pięć etapów planowania projektu

Kluczowymi składnikami kontroli relaksacyjnej są:

• Jasno zdefiniować projekty i kolejne działania wymagane do ich zamknięcia
• Przypomnienia umieszczane w zaufanym systemie, który jest regularnie sprawdzany

Twój mózg to naturalna maszyna do planowania. Aby wykonać praktycznie każde zadanie, Twój umysł przechodzi przez pięć etapów:

1. Określanie celu i zasad
2. Wizja wyników
3. Burza mózgów
4. Organizowanie
5. Określenie kolejnych kroków działania

Pięć etapów planowania naturalnego to:

1. Cel. Określ przyczynę swojej decyzji
2. Zasady. Granice
3. Wizja wyniku
4. Wyjaśnianie wyników
5. Następne działania. Określenie, czy działanie powinno być podjęte przez Ciebie, czy przez kogoś innego

Ustalenie czasu, miejsca i narzędzi

Wyznacz blok czasowy i przygotuj stanowisko pracy z odpowiednimi meblami i narzędziami, aby rozpocząć proces zarządzania przepływem pracy. Taka konfiguracja sprawia, że praca staje się atrakcyjna.

Wyznacz miejsce, które będzie służyło jako funkcjonalne miejsce pracy, co ma kluczowe znaczenie. Nawet jeśli pracujesz w biurze, ważne jest, abyś miał swoje miejsce pracy w domu. Nie dziel się miejscem pracy!

Przetwarzanie: Wejście do pustego pomieszczenia

Uwolnij się od stresu, opróżniając umysł poprzez zapisanie tego, co musisz zrobić. Wykonuj szybkie czynności w ciągu dwóch minut lub krócej, albo w najkrótszym możliwym czasie. Ustaw przypomnienia o czynnościach, których wykonanie zajmuje mniej niż dwie minuty (lub krótki okres czasu).

Wykonuj jedno zadanie na raz. Wielozadaniowość to wyjątek, który sprawdza się tylko wtedy, gdy zachowasz dyscyplinę polegającą na szybkim przerabianiu każdego zadania i nigdy nie będziesz zwlekać z podjęciem decyzji dłużej niż minutę lub dwie. Po ustaleniu, jakie kroki działania należy podjąć:

• Zrób to, jeśli czynność trwa krócej niż dwie minuty
• Deleguj zadania, jeśli nie jesteś najwłaściwszą osobą do podjęcia danego działania
• Odłóż to na później w swoim systemie organizacyjnym jako opcję pracy do wykonania później

Działania oczekujące: działania, które zostały oddelegowane innym osobom lub odłożone do wykonania w późniejszym terminie

Organizowanie: Ustawianie właściwych wiaderek

Oto siedem rodzajów spraw, które należy śledzić i którymi należy zarządzać z perspektywy organizacyjnej:

• Lista “Projektów”
• Materiały pomocnicze dla projektów
• Działania i informacje zaplanowane w kalendarzu
• Lista “Następne działania”.
• Lista “oczekujących na”.
• Materiał źródłowy
• Lista “kiedyś/może”.

Istnieją dwa podstawowe rodzaje działań: działania, które można wykonać jak najszybciej, oraz działania, które należy wykonać w określonym dniu i o określonej godzinie. Zaskakujące jest to, że niektóre z rzeczy, które zapisujesz na swoich listach, spełnią się bez Twojego wysiłku, by je zrealizować.

Przeglądanie: Utrzymanie funkcjonalności systemu

Celem tej metody zarządzania przepływem pracy nie jest rozluźnienie mózgu, ale umożliwienie mu wykonywania bardziej eleganckich i produktywnych czynności Musisz mieć pewność, że robisz to, co powinieneś robić, i że dobrze jest nie robić tego, czego nie robisz

Twój osobisty system i zachowania muszą być ustalone w taki sposób, abyś mógł zobaczyć wszystkie potrzebne Ci opcje działania wtedy, kiedy musisz je zobaczyć.

Zawsze najpierw przeglądaj zaplanowane w kalendarzu kroki, a dopiero potem listy działań. Cotygodniowy przegląd pozwala skupić się intuicyjnie na ważnych projektach, a jednocześnie uporać się z zalewem nowych informacji i ewentualnymi zakłóceniami w pozostałej części tygodnia.

Przegląd szerszego obrazu: Wyjaśnianie większych rezultatów, długoterminowych celów, wizji i zasad, które ostatecznie napędzają i sprawdzają Twoje decyzje.

Czynienie: Dokonywanie najlepszych wyborów w działaniu

Zaufaj swojej intuicji w procesie podejmowania działań Czterokryterokryterialny model wyboru działań w danej chwili opiera się na:

• Kontekst
• Dostępny czas
• Energia dostępna
• Priorytet

Potrójny model oceny każdego tygodnia obejmuje:

• Wykonywanie wcześniej zdefiniowanej pracy
• Wykonywanie pracy w miarę jej pojawiania się
• Definiowanie pracy

Zapanuj nad projektami

Typowe etapy planowania projektu:

• Burza mózgów
• Organizowanie
• Organizowanie spotkań
• Gromadzenie informacji
• Konspekt cyfrowy

Siła nawyku zbierania

Nadmiar spraw do załatwienia nie jest źródłem negatywnych uczuć. Negatywne uczucia pochodzą z miejsca, w którym łamiesz umowy zawarte z samym sobą: z rozpadu zaufania do siebie. Możesz zapobiegać zerwaniu umów z samym sobą poprzez:

• Nie zawieraj umowy
• Wypełnij umowę
• Renegocjuj umowę

Siła decyzji o kolejnym działaniu

Stwórz możliwość działania. Niepodjęcie decyzji o ostatecznym planie działania powoduje utknięcie w miejscu. Najmądrzejsi ludzie są zazwyczaj najbardziej skłonni do prokrastynacji. Podejmowanie kolejnych kroków działania wymaga jasności, odpowiedzialności i uprawnień.

Moc koncentrowania się na wynikach

Nie można określić właściwych działań, dopóki nie zna się wyniku, a wynik jest oderwany od rzeczywistości, jeśli nie wiadomo, co fizycznie trzeba zrobić, aby go osiągnąć.