Projekt: produktywność- Chris Bailey: Streszczenie

W książce “Projekt produktywność” Chris Bailey przedstawia najlepsze taktyki zwiększania produktywności, dzięki którym można zrobić wszystko. W ciągu roku Chris przetestował wiele taktyk i sporządził listę 25 najlepszych. Pomogą ci one lepiej zarządzać swoim czasem, uwagą i energią.

Podsumowanie Projektu Produktywność

Produktywność nie ma nic wspólnego z tym, ile robisz, a wszystko z tym, ile osiągasz.

Trzy składniki produktywności to czas, uwaga i energia.

Kiedy marnujemy czas, zwlekamy. Kiedy nie potrafimy dobrze zarządzać naszą uwagą, jesteśmy rozproszeni. A kiedy nie dbamy o poziom energii, jesteśmy zmęczeni lub “wypaleni”.

Przygotowanie podłoża

Ważne jest, aby głęboko zastanowić się, dlaczego chcesz być bardziej produktywny:

• Jakie głęboko zakorzenione wartości wiążą się z Twoimi celami w zakresie produktywności?
• Dlaczego chcesz być bardziej produktywny?
• Wypełnij to pole, wpisując każdą zmianę, której chcesz dokonać: “Głęboko mi na tym zależy, ponieważ .”
• Przenieś się w czasie do chwili, gdy leżysz na łożu śmierci. Zadaj sobie pytanie: Czy żałowałbym, że nie zrobiłem tego więcej lub mniej?

Zasada 80-20: bardzo mała liczba zadań prowadzi do większości osiągnięć

Produktywność nie polega na robieniu większej liczby rzeczy – polega na robieniu właściwych rzeczy.

Jak zidentyfikować zadania o największym wpływie (na podstawie książki “Zjedz tę żabę”):

1. Sporządź listę wszystkich zadań, za które jesteś odpowiedzialny w swojej pracy
2. Teraz zadaj sobie pytanie: “Gdybyś mógł robić tylko jedną pozycję z tej listy przez cały dzień, każdego dnia, to jaką pozycję zrobiłbyś, która pozwoliłaby ci osiągnąć najwięcej przy tej samej ilości czasu?”.
3. Na koniec zadaj sobie pytanie: “Gdybyś przez cały dzień mógł wykonać tylko dwie kolejne pozycje z tej listy, jakie drugie i trzecie zadanie pozwoliłyby Ci osiągnąć najwięcej w tym samym czasie?”.

Zasada 3: na początku każdego dnia, zanim zaczniesz pracować, zdecyduj, jakie trzy rzeczy chcesz osiągnąć do końca dnia. Tak samo postępuj na początku każdego tygodnia.

Pracuj nad zadaniami o największym wpływie w czasie biologicznego prime time (BPT) – kiedy jesteś w stanie poświęcić im najwięcej energii i koncentracji.

Prowadź dziennik czasu pracy, aby mieć świadomość, w jaki sposób spędzasz czas, co pozwoli Ci na wprowadzenie zmian.

Marnowanie czasu

6 czynników wywołujących prokrastynację:

• Wytaczanie otworów
• Frustrująca strona
• Trudne
• Nieustrukturyzowane lub niejednoznaczne
• Brak osobistego znaczenia
• Brak wewnętrznych nagród (tzn. nie jest zabawna lub wciągająca).

Im więcej tych cech posiada zadanie i im bardziej są one intensywne, tym mniej atrakcyjne będzie dla Ciebie zadanie i tym większe prawdopodobieństwo, że będziesz je odkładać na później.

Jak odzyskać kontrolę i pracować nad najbardziej niechętnymi zadaniami:

• Opracuj plan zmiany czynników wyzwalających. Na przykład: zmień miejsce, ustaw zegar, zrób więcej badań lub opracuj szczegółowy plan.
• Stwórz listę prokrastynacji. Daj sobie wybór między pracą nad zadaniem, które kusi Cię do odwlekania, a innym zadaniem, które przynosi duży zysk.
• Wymień koszty odkładania czegoś na później
• Po prostu zacznij. Oto 7 prostych sposobów na to, jak po prostu zacząć

Im bardziej postrzegasz swoje “przyszłe ja” (czyli siebie samego, tylko w przyszłości) jako obcego, tym bardziej prawdopodobne jest, że będziesz obciążał swoje przyszłe ja taką samą pracą, jaką obciążałbyś obcego, i odkładał sprawy na jutro.

Nawiązanie kontaktu z przyszłym sobą:

• Wyślij list do swojego przyszłego ja (z FutureMe.org)
• Stwórz wspomnienie przyszłości. Wykazano, że samo wyobrażenie sobie lepszej, bardziej produktywnej wersji siebie w przyszłości wystarczy, aby zmotywować się do działania w sposób, który będzie pomocny dla przyszłego siebie.

Aby internet nie marnował twojego czasu, odłączaj się od niego, gdy pracujesz nad trudnym lub wymagającym dużego wysiłku zadaniem. Odłączaj się od sieci tak często, jak to możliwe w ciągu dnia. W ten sposób unikniesz pokusy pracy nad zadaniami o mniejszym wpływie na środowisko, które są dostępne w Internecie.

Koniec zarządzania czasem

W gospodarce opartej na wiedzy, jeśli chcesz być bardziej produktywny, zarządzanie czasem powinno zejść na drugi plan w stosunku do zarządzania energią i uwagą.

Jeśli pracujesz stale zbyt długo lub poświęcasz zbyt wiele czasu na wykonywanie zadań, zazwyczaj nie jest to znak, że masz zbyt wiele do zrobienia – jest to znak, że nie wykorzystujesz swojej energii i uwagi w sposób rozsądny.

Kontrolując ilość czasu poświęcanego na dane zadanie, kontrolujemy ilość energii i uwagi, jaką poświęcamy temu zadaniu.

Na ważne rzeczy poświęcaj mniej czasu. Skracanie czasu pracy nad zadaniem to także świetny sposób na rozgrzanie się do trudnych zadań, w przypadku których istnieje większe prawdopodobieństwo, że będziesz je odkładać na później.

Dni konserwacji: zebranie zadań konserwacyjnych w jednym miejscu i zajęcie się nimi za jednym razem.

Zebranie zadań konserwacyjnych w jednym miejscu – czy to w Dniu Konserwacji, czy na liście konserwacji – pozwala uniknąć poświęcania im zbyt wiele czasu. Dzięki temu w ciągu tygodnia będziesz mieć mniej zadań o niskiej wartości dodanej, na które będziesz tracić czas, co pozwoli Ci skupić się na tym, co naprawdę ważne.

Zen produktywności

Odbieranie poczty elektronicznej, uczestniczenie w spotkaniach i śledzenie mediów społecznościowych to “zadania konserwacyjne” w pracy. Każde z tych zadań można ograniczyć, oddelegować, a może nawet całkowicie wyeliminować.

Ograniczaj zadania, ustalając limity zarówno czasu, jaki poświęcasz na dane zadanie, jak i częstotliwości, z jaką się na nim koncentrujesz:

• Poczta elektroniczna: wyłączenie powiadomień o wiadomościach e-mail; sprawdzanie wiadomości e-mail tylko o kilku określonych porach (rano, przed obiadem i pod koniec dnia); zmuszanie się do czekania przed udzieleniem odpowiedzi; zaplanowanie trzech trzydziestominutowych części czasu dziennie na zajmowanie się pocztą elektroniczną; sprawianie, by każda wiadomość e-mail składała się z pięciu lub mniej zdań
• Media społecznościowe: ogranicz się do sprawdzania mediów społecznościowych pięć razy dziennie.
• Zadania: grupuj podobne zadania, aby rzadziej się na nich koncentrować (np. wykonując wszystkie moje rozmowy telefoniczne na raz). Nazywa się to grupowaniem zadań
• Spotkania: ogranicz się do uczestniczenia w czterech godzinach spotkań tygodniowo.
• Współpracownicy: noszenie słuchawek podczas pracy nad najważniejszymi zadaniami; unikanie plotek; znalezienie innego miejsca na przerwę niż biuro; poproszenie osoby, która Ci przerywa, o pomoc w pracy; zamknięcie drzwi do biura podczas BPT

Za każde zadanie, projekt i zobowiązanie o niewielkim wpływie, któremu mówisz “nie”, mówisz “tak” pracy nad najbardziej wartościowymi zadaniami.

Zadania o niewielkim wpływie są doskonałymi kandydatami do delegowania ich innym osobom.

Zasada 90%: kiedy widzisz nową możliwość, oceń jej wartość lub znaczenie w skali od 1 do 100. Jeśli nie jest to 90 lub więcej, nie rób tego.

Najbardziej produktywni ludzie poświęcają czas, aby nie tylko zrozumieć, co jest ważne, ale także uprościć wszystko inne.

Wycisz swój umysł

Aby uwolnić przestrzeń umysłową i uporządkować swoje działania, zrób “burzę mózgów”. Uzewnętrznij swoje zadania poprzez ich zapisanie.

Gdy w ciągu dnia przychodzą Ci do głowy jakieś myśli, zapisuj je w aplikacji do robienia notatek. Przeglądaj je regularnie i dodawaj do listy rzeczy do zrobienia lub kalendarza.

Lista “oczekujących”: lista wszystkiego, na co czekasz. Przeglądaj ją regularnie, aby upewnić się, że nic nie umknęło uwadze.

Lista zmartwień: lista wszystkiego, czym się martwisz. Zaplanuj godzinę dziennie na przemyślenie wszystkiego, co znajduje się na liście.

Co tydzień dokonuj przeglądu swoich zadań i osiągnięć. Pozwoli Ci to lepiej spojrzeć na swoje zwycięstwa i obszary, które musisz poprawić, a także uzyskać większą kontrolę nad swoim życiem.

Wskazówki do przeglądu tygodniowego:

• Na co muszę poświęcić więcej czasu w przyszłym tygodniu?
• Na co poświęciłem zbyt wiele czasu w ubiegłym tygodniu?
• Co muszę zaplanować lub zrobić w przyszłym tygodniu?
• Na co muszę zwracać uwagę w przyszłym tygodniu?
• Jakie przeszkody staną na drodze do realizacji moich celów w przyszłym tygodniu?
• Czy podążam we właściwym kierunku, wypełniając wszystkie swoje zobowiązania?
• Czy są jakieś zobowiązania, które należy dodać lub usunąć? Rozszerzyć lub zmniejszyć?
• Co udało mi się zrobić w zeszłym tygodniu?

Rytuał przechwytywania myśli: usiądź w miejscu, w którym nic nie rozprasza, z długopisem i notatnikiem. Ustaw minutnik na piętnaście minut. Zapisuj swoje myśli w miarę ich napływania.

Mięsień uwagi

Trzymaj notatnik przy biurku i notuj każde rozproszenie uwagi lub przerwanie pracy, które się pojawia i kusi Cię, by przerwać to, nad czym pracujesz. Następnie wróć do pracy. A jeśli trzeba, zajmij się ewentualnymi przerwami później.

Reguła 20 sekund”: dwadzieścia sekund to wystarczający dystans czasowy (tarcie), aby nie rozpraszać uwagi. Na przykład: ustaw skomplikowane, trzydziestoznakowe hasło do swoich kont w mediach społecznościowych.

Wykonuj pojedyncze zadania, aby okiełznać błądzący umysł i zbudować “mięśnie uwagi”.

Mózg nie jest przystosowany do pracy wielozadaniowej. Nie jest w stanie skupić się na dwóch rzeczach w tym samym czasie. Zamiast tego szybko przełącza się między zadaniami, tworząc iluzję, że wykonujesz więcej niż jedną rzecz w tym samym czasie.

Aby ćwiczyć wykonywanie pojedynczych zadań, pracuj nad Czasem Pomodoro. Podczas wykonywania innych czynności – spotkań, słuchania, czytania, jedzenia – zauważ, kiedy Twój umysł zaczyna błądzić. Wówczas należy go przywrócić, aby wykonać inną czynność wymagającą uwagi.

Mindfulness to sztuka świadomego robienia jednej rzeczy na raz. Podobnie jest z medytacją, tyle że nie wykonuje się jej równolegle z innymi zadaniami, lecz praktykuje się ją samodzielnie.

Jak medytować:

• Usiądź wyprostowany w spokojnym miejscu
• Ustaw minutnik. Wybierz taki czas, przed którym nie czujesz zbytniego oporu psychicznego.
• Skup się na swoim oddechu. Nie staraj się go kontrolować, po prostu obserwuj go.
• Kiedy twoja uwaga wędruje w kierunku skupienia się na czymś innym, przywróć ją i skoncentruj się na oddechu.

Przejdź na wyższy poziom produktywności

Zasady żywieniowe sprzyjające wydajności:

• Jedz więcej nieprzetworzonej żywności, której trawienie trwa dłużej
• Pij mniej napojów alkoholowych i słodzonych, a więcej wody
• Pij strategicznie kofeinę
• Znajdź lepszy system dostarczania kofeiny, taki jak zielona herbata lub matcha

Ćwiczenia fizyczne zapewniają dużą dawkę energii i koncentracji w zamian za poświęcony czas. Włącz do swojego życia rutynę ćwiczeń.

Każda ilość snu, którą tracisz poniżej ilości wymaganej przez organizm, nie jest warta kosztów związanych z wydajnością.

Kluczem do zapewnienia sobie odpowiedniej ilości snu jest kontrolowanie pory kładzenia się spać.

Stwórz rytuał na dobranoc:

• Wystawiaj się na działanie mniejszej ilości niebieskiego światła. Wyłączaj urządzenia elektroniczne na dwie do trzech godzin przed snem. Korzystaj z aplikacji, które emitują mniej niebieskiego światła
• Wystawiaj się na więcej naturalnego światła w ciągu dnia
• W razie potrzeby ucinaj sobie drzemki
• Przestań pić kofeinę na osiem do czternastu godzin przed snem
• Pomyśl o swojej sypialni jak o jaskini. Powinno być w niej chłodno, cicho i ciemno.

Jak być życzliwym dla siebie:

• Częściej rozłączaj się z wydajnością
• Przypomnij sobie trzy rzeczy, za które jesteś wdzięczny
• Napisz o pozytywnym doświadczeniu, które Cię spotkało
• Podziel zadania na części
• Poproś siebie o radę
• Nagradzaj się
• Wiedz, że możesz się rozwijać
• Utwórz listę osiągnięć