Free to Focus- Michael Hyatt: Streszczenie

Swobodna koncentracja Podsumowanie

Free to Focus autorstwa Michaela Hyatta to świetny system, który pomoże ci skupić się na pracy nad właściwymi rzeczami. Po pierwsze, zatrzymasz się i określisz, co oznacza dla ciebie produktywność, formułując, oceniając i zmieniając swoje stanowisko. Następnie należy odciąć się od rzeczy nieistotnych, eliminując je, automatyzując i delegując. Wreszcie, będziesz działać poprzez konsolidację, wyznaczanie i aktywizację.

Streszczenie

W świecie, w którym informacje są swobodnie dostępne, koncentracja staje się jednym z najcenniejszych dóbr w miejscu pracy.

W produktywności nie chodzi o to, by zrobić więcej rzeczy; chodzi o to, by zrobić właściwe rzeczy.

System produktywności Free to Focus składa się z trzech prostych kroków (po trzy czynności w każdym):

1. Stop. Jeśli nie wiesz, dlaczego pracujesz, nie możesz właściwie ocenić, jak pracujesz.
   • Formułuj: jak wyjaśnić, dlaczego chcesz być bardziej produktywny
   • Oceniaj: jak znaleźć działania przynoszące największe korzyści
   • Przeformułuj: jak wykorzystać odpoczynek, aby zwiększyć swoją produktywność
2. Cięcie. Odkryjesz, że to, czego nie robisz, jest tak samo ważne dla twojej produktywności, jak to, co robisz. Działania:
   • Wyeliminuj: jak ograniczyć to, co nieistotne
   • Automatyzacja: jak odjąć siebie od równania
   • Delegowanie: jak prawidłowo delegować pracę
3. Działaj. Dowiesz się, jak wykonywać zadania o dużym znaczeniu w krótszym czasie i przy mniejszym stresie.
   • Konsolidacja: jak zwiększyć wydajność poprzez grupowanie zadań
   • Wyznacz: jak ustalać priorytety zadań
   • Aktywacja: jak zarządzać przerwami i eliminować czynniki rozpraszające uwagę

Krok 1: Zatrzymaj się

Rozdział 1 – Formułowanie: Zdecyduj, czego chcesz

Prawdziwa produktywność zaczyna się od jasnego określenia, czego naprawdę chcesz.

Celem produktywności nie powinna być wydajność czy sukces, ale wolność. W ostatecznym rozrachunku produktywność powinna zwracać więcej czasu, a nie wymagać od nas więcej.

Wolność do:

1. Focus
2. Bądź obecny
3. Bądź spontaniczny
4. Nic nie rób

Najpierw należy zaprojektować swoje życie, a następnie dostosować pracę do celów związanych ze stylem życia.

Sformułuj swoją wizję tego, co może Ci umożliwić mniejsza liczba godzin pracy i większa wydajność.

Jak sformułować swoją wizję produktywności:

• Zacznij od określenia, jak wygląda Twoja idealna produktywność
• Następnie przełóż to na kilka mocnych i zapadających w pamięć słów
• Na koniec wyjaśnij, jaka jest stawka, określając dokładnie, co zyskasz, jeśli zrealizujesz tę wizję, a co stracisz, jeśli jej nie zrealizujesz.

Rozdział 2 – Oceniaj: Określ swój kurs

Zadania, działania i możliwości można oceniać na podstawie dwóch kluczowych kryteriów:

• Pasja: praca, którą kochasz i która daje Ci energię
• Biegłość: jak dobrze wykonujesz coś, co daje wyniki, które inni mogą zmierzyć i nagrodzić.

Aby określić, gdzie się obecnie znajdujesz, użyj narzędzia zwanego Kompasem Wolności.

5 stref produktywności:

1. Strefa pragnień. Tam, gdzie krzyżują się Twoja pasja i biegłość. Tam, gdzie jesteś w stanie uwolnić swoje unikalne zdolności, aby wnieść swój najbardziej znaczący wkład.
2. Strefa rozproszenia uwagi. Rzeczy, które Cię pasjonują, ale do których nie masz wystarczającej biegłości, co uniemożliwia Ci wniesienie znaczącego wkładu.
3. Strefa niezainteresowań. Rzeczy, w których jesteś biegły, ale które nie są dla Ciebie pasją. Te zadania wyczerpują Twoją energię.
4. Strefa nudy. Zadania, do których nie masz pasji ani biegłości. Jest to najgorszy rodzaj pracy, jaki możesz wykonywać.
5. Strefa rozwoju. Jak ocenić pracę poza swoją Strefą Pożądania, ale potencjalnie zmierzającą w jej kierunku. Jeśli mamy przeczucie, że moglibyśmy rozwinąć pasję i biegłość w wykonywaniu jakiegoś zadania, powinniśmy zachować otwarty umysł na tę kwestię.

Prawdziwa produktywność polega na robieniu więcej tego, co jest w Twojej Strefie Pożądania, a mniej wszystkiego innego.

Rozdział 3 – Odmładzanie: Dodaj energii swojemu umysłowi i ciału

Czas jest stały, ale energia może się zginać.

Istnieje odwrotna zależność między wydajnością a czasem. Im więcej godzin pracujesz, tym mniej jesteś produktywny.

7 praktyk odnawiania energii:

1. Sen. 7-10 godzin na dobę (w razie potrzeby dodaj 30-minutową drzemkę). Wyłączaj ekrany na godzinę przed snem, załóż zasłony zaciemniające, obniż temperaturę w pokoju i używaj białego szumu.
2. Jedz. Spożywaj naturalne pokarmy, takie jak warzywa, owoce, orzechy i mięso. Zachowaj ostrożność podczas jedzenia poza domem. W miarę możliwości pij wodę.
3. Ruszaj się. Ćwiczenia fizyczne same w sobie są energetykiem. Aktywność fizyczna pobudza nasze mózgi do pracy na wyższych obrotach.
4. Połącz. Niektórzy ludzie dodają Ci energii, podczas gdy inni ją wyczerpują. Podejdź świadomie do kwestii nawiązywania kontaktów, przeprowadzając audyt społecznościowy.
5. Zabawa. Jeśli chcesz zachować bystrość umysłu, potrzebujesz regularnych zastrzyków rekreacji, ćwiczeń i zabawy w swoim napiętym grafiku.
6. Refleksja. Codziennie staraj się znaleźć czas na refleksję – czytanie, pisanie dziennika, introspekcję, medytację, modlitwę lub uwielbienie.
7. Odłącz się. Stwórz zasady, które pomogą Ci odłączyć się od sieci w nocy, w weekendy i podczas wakacji.

Krok 2: Cięcie

Rozdział 4 – Wyeliminuj: Rozluźnij mięśnie “Nie”

Jeśli chcemy się skoncentrować, musimy wyeliminować wszystko, co stoi nam na drodze. Nie oznacza to tylko odmawiania wielu złym pomysłom; oznacza to również odrzucanie mnóstwa dobrych pomysłów.

Czas to gra o sumie zerowej.

Każde “tak” z natury zawiera w sobie “nie”.

Wszystko, co znajduje się poza Twoją Strefą Pożądania, jest potencjalnym kandydatem do eliminacji.

Strategia “tak-nie-tak” polegająca na dawaniu “pozytywnego “nie””:

1. Tak. Powiedz “tak” sobie i chroń to, co jest dla ciebie ważne. Powinno to również obejmować afirmację drugiej osoby.
2. Nie. Odpowiedź brzmi: “Nie” w sposób rzeczowy, jasny i określający granice. Nie pozostawiaj miejsca na dowolność lub dwuznaczność.
3. Tak. Zakończ odpowiedź, ponownie potwierdzając związek i proponując inne rozwiązanie problemu.

Jak renegocjować istniejące zobowiązania:

1. Przyjmij odpowiedzialność za podjęcie zobowiązania
2. Potwierdź swoją gotowość do dotrzymania zobowiązania
3. Wyjaśnij, dlaczego dotrzymanie zobowiązania nie jest najlepszym rozwiązaniem dla drugiej strony
4. Zaoferuj pomoc w rozwiązaniu problemu razem z nimi

Jak utworzyć listę rzeczy do zrobienia:

• Zacznij od oczywistych kandydatów do eliminacji
• Wymień spotkania, relacje i możliwości, których nie powinieneś nigdy wykorzystywać

Rozdział 5 – Automatyzacja: Odejmij siebie od równania

4 rodzaje automatyzacji:

1. Ja. Korzystaj z rytuałów, aby łatwiej było Ci realizować swoje najważniejsze priorytety. 4 podstawowe rytuały: poranny, wieczorny, rozpoczynania dnia pracy i kończenia dnia pracy.
2. Szablon. Zautomatyzuj powtarzające się zadania za pomocą szablonów. Przykłady: szablony wiadomości e-mail i prezentacji PowerPoint.
3. Proces. Napisz łatwy do wykonania zestaw instrukcji dotyczących wykonywania zadania lub sekwencji. W miarę zbierania informacji zwrotnych wprowadzaj poprawki do przebiegu pracy.
4. Technika. Skup się bardziej na typie narzędzia, którego potrzebujesz, niż na tym, którego używasz. 4 podstawowe narzędzia: filtrowanie poczty elektronicznej, przetwarzanie makr, rozszerzanie tekstu i screencast.

Aby usprawnić swoje zadania, oznacz kandydatów do automatyzacji i wybierz jedno z nich, którym zajmiesz się już dziś.

Rozdział 6 – Delegowanie zadań: Sklonuj siebie – lub lepiej

Delegowanie oznacza koncentrowanie się przede wszystkim na pracy, którą tylko ty możesz wykonać, przekazując całą resztę innym osobom, które bardziej pasjonują się daną pracą lub są bardziej biegłe w wykonywaniu zadań.

Niektórzy z nas odmawiają delegowania zadań, przekonując samych siebie, że nie mogą sobie na to pozwolić.

Jednak godziny spędzone na zadaniach w Strefie Pożądania zawsze będą bardziej opłacalne niż czas, który tracisz gdzie indziej, więc koszt delegowania zadań zwraca się z nawiązką.

Jak delegować zadania:

1. Zdecyduj, co należy oddelegować
2. Wybierz najlepszą osobę
3. Przekazywanie informacji o przebiegu pracy
4. Zapewnienie niezbędnych zasobów
5. Określ poziom delegacji
6. Daj im przestrzeń do działania
7. Sprawdzanie i przekazywanie informacji zwrotnych w razie potrzeby

5 poziomów delegowania:

1. Poziom 1. Chcesz, aby dana osoba zrobiła dokładnie to, o co ją poprosiłeś – ani więcej, ani mniej.
2. Poziom 2. Osoba ta ma zbadać lub przeanalizować jakiś temat i przedstawić raport.
3. Poziom 3. Dajesz tej osobie większe możliwości uczestniczenia w procesie rozwiązywania problemu, ale nadal rezerwujesz sobie prawo do podjęcia ostatecznej decyzji.
4. Poziom 4. Chcesz, aby dana osoba oceniła opcje, podjęła samodzielną decyzję, wykonała ją, a następnie poinformowała Cię po fakcie.
5. Poziom 5. Przekazujesz cały projekt lub zadanie komuś innemu i całkowicie rezygnujesz z podejmowania decyzji.

Krok 3: Działaj

Rozdział 7 – Konsolidacja: Zaplanuj swój idealny tydzień

Zaprojektuj swoją pracę tak, aby skupić się tylko na jednej rzeczy w danym momencie.

grupowanie: łączenie podobnych zadań i wykonywanie ich w określonym bloku czasu

MegaBatching: organizowanie całych dni wokół podobnych działań, aby umożliwić skupienie się i nabranie rozpędu.

3 kategorie aktywności:

1. Front Stage. Zadania, za które zostałeś zatrudniony i za które otrzymujesz wynagrodzenie. Kluczowe funkcje, podstawowe produkty, pozycje w ocenie wydajności. Jeśli przynosi ona rezultaty, za które płaci Ci szef i/lub klienci, to jest to praca na pierwszym planie.
2. Etap zaplecza. Obejmuje działania etapu drugiego (w szczególności eliminację, automatyzację i delegowanie) oraz koordynację, przygotowanie, utrzymanie i rozwój. Zadania niezbędne do osiągnięcia wyników na etapie przednim.
3. Poza sceną. Odnosi się do czasu, kiedy nie pracujesz. Czas poza sceną ma kluczowe znaczenie dla przywrócenia energii, abyś miał coś do zaoferowania po powrocie na scenę.

Jak zaplanować idealny tydzień w 3 krokach:

1. Sceny. Zdecyduj dla każdego dnia, czy będziesz występował na Scenie Przód, Scenie Tył czy Scenie Poza Sceną. Zarezerwuj co najmniej dwa dni na Front Stage.
2. Tematy. Określ, jakiego rodzaju czynności będziesz wykonywać w poszczególne dni w określonych przedziałach czasowych. Łatwym sposobem na rozpoczęcie jest myślenie o poranku, dniu pracy i wieczorze.
3. Działania. Pogrupuj poszczególne działania, które będą związane z tymi tematami.

Rozdział 8 – Wyznacz: Ustal priorytety zadań

Należy systematycznie decydować, co zasługuje na uwagę teraz, co na uwagę później, a co nie zasługuje na uwagę w ogóle.

Jak zrobić przegląd tygodniowy:

1. Wymień swoje największe zwycięstwa
2. Przegląd poprzedniego tygodnia
3. Przejrzyj swoje listy i notatki
4. Sprawdź cele, projekty, wydarzenia, spotkania i terminy.
5. Wyznacz swoje tygodniowe wielkie trzy rzeczy do zrobienia.
6. Zaplanuj swoje odmłodzenie

Zdecyduj, co znajdzie się w tygodniowej Wielkiej Trójce, korzystając z Matrycy Eisenhowera.

Poświęcaj 95% czasu na działania w kwadrancie 1 i 2. Szybko uporządkuj zadania z Kwadrantu 3 (deleguj to, co możesz) i wyeliminuj wszystkie zadania z Kwadrantu 4.

Jak zaplanować swój dzień:

• Planuj dni skoncentrowane wyłącznie na zadaniach i odrzucaj wszelkie prośby o spotkania w tym dniu.
• Postaraj się o trzy i tylko trzy kluczowe zadania każdego dnia (Twoja Codzienna Wielka Trójka). Niech Twoja tygodniowa wielka trójka wpłynie na Twoją codzienną wielką trójkę
• Zaplanuj w kalendarzu czas na wykonanie codziennej wielkiej trójki

Rozdział 9 – Aktywuj się: Pokonaj zakłócenia i rozproszenia uwagi

Jak uniknąć przerw w pracy:

• Ogranicz komunikację natychmiastową. Wyłączaj powiadomienia i w miarę możliwości wybieraj komunikację opóźnioną.
• Aktywnie ustalaj i egzekwuj granice. Poinformuj odpowiednie osoby, że zamierzasz wyłączyć się z sieci na pewien czas, aby się skupić, ustawiając autoresponder dla swojej poczty elektronicznej. Przekonaj swojego szefa, dlaczego potrzebujesz czasu na głęboką, skoncentrowaną pracę.

Jak pokonać rozproszenie uwagi:

• Zwalczaj technologię technologią. Przykład: Freedom umożliwia dostosowanie aplikacji i stron internetowych, do których można mieć dostęp podczas okresów intensywnej pracy.
• Słuchaj odpowiedniej muzyki. Muzyka w tle, która jest znana, powtarzalna, stosunkowo prosta i niezbyt głośna, może pomóc w skupieniu uwagi (więcej o muzyce do skupienia uwagi).
• Przejmij kontrolę nad swoim otoczeniem. Spraw, aby Twoje miejsce pracy pracowało dla Ciebie (więcej o przestrzeniach dla produktywności). Zoptymalizuj swoje obecne miejsce pracy pod kątem skupienia uwagi, eliminując rozpraszające przedmioty.
• Uporządkuj swoje miejsce pracy. Umów się z sobą w kalendarzu na spotkanie, aby uporządkować swoje biuro – zarówno fizyczne, jak i cyfrowe.
• Zwiększ swoją tolerancję na frustrację. Trenuj koncentrację, decydując się na wykonywanie zadań pod górkę.